В современном мире, где самым ценным ресурсом является время, умение правильно им пользоваться и с умом его распределять является важной составляющей нашей жизни. Сегодня о тайм-менеджменте знают даже школьники, о нем не говорит и не пишет разве что ленивый, но мало кто умеет разрабатывать индивидуальный план по управлению временем. Взаимодействуя с разными людьми, следует не забывать об имеющихся различиях в подходах к тайм-менеджменту у мужчин и женщин.
Казыбек Фрейдман,
психолог, гипнотерапевт
Тайм–менеджмент имеет свои особенности в части гендерного признака. Но независимо от него искусство управления своим временем имеет общие принципы, правила и рекомендации, следование которым поможет добиться хороших результатов. Не секрет, что в наше время практически каждый человек хотя бы раз в неделю задумывается над вопросом: «Как все успеть?». Ответов на него можно в избытке найти в различных источниках, но выбрать подходящий метод управления собственным временем задача не из простых.
На сегодня успешность человека напрямую связана с умением распоряжаться ценным временным ресурсом, которого должно хватать для обработки огромного массива информации, планирования основных задач, разделения их на команды и следования им.
Деление тайм-менеджмента на мужской и женский, помогает понять различия не только в его логике, но также в психологических аспектах, имеющихся у каждого пола. Женщины и мужчины совершенно по-разному понимают и воспринимают время. Женщины будучи более ритмичными по своей натуре, привязывают все свои навыки к определенным ритмам жизни. Это объясняется их близостью к природе. Они не так логичны, как мужчины, но зато эффективно пользуются интуицией.
В силу своей большей эмоциональности женщины не могут быть объективными наравне с мужчинами, которые в силу своих природных особенностей и прагматичности, смотрят на ту или иную ситуацию со стороны перед тем, как действовать. У женщин с этим сложнее, ведь помимо основной работы на их плечи возложены взаимодействие с детьми, хозяйство и быт. В сравнении с мужчинами женщине вдобавок ко всему нужно успевать на двух фронтах: на работе и дома. Говоря об этом, нельзя забывать о том, что помимо пресловутого тайм-менеджмента, прекрасной половине человечества необходимо гарантировать баланс гармонии во внутреннем и внешнем мирах.
У мужчин все намного проще. Для них успеть все – означает спланировать свой рабочий день, свободное время, определив выполнение определенных задач, касающихся бизнеса, в качестве приоритета. Ведь есть такое понятие, как «тыл», за которым следит его супруга, закрывающая большинство хозяйственных вопросов по дому.
На первый взгляд может показаться, что такие понятия, как «бизнес-леди» и «успешная домохозяйка» не совместимы. Как можно выполнить кучу дел за один день, при этом не впасть в депрессию, хорошо выглядеть и получать от получаемого стресса и напряжение удовольствие? Тут у каждой женщины индивидуальный подход: если у одних женщин наблюдается хаос в рабочем распорядке, то у других все выполняется аккуратно и размеренно. Как правило, у первой категории после сорока лет все заканчивается неудовлетворенностью в жизни и расшатанными нервами, а вторые рассматривают новые направления, меняют приоритеты и движутся к новым высотам. Именно поэтому им приходится заботиться о том, чтобы их время было распределено максимально грамотно и эффективно. Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, четко прописать цели и задачи, контролировать бюджет и определить стратегию действий. Поскольку женщин переполняют чувства, страхи и тревоги, ей проще обращаться за помощью и советом к близким и окружающим, чем мужчинам.
Кстати, тайм-менеджмент вполне мог бы успешно пользоваться и домохозяйками. Часто бывает так, что женщины берутся за все домашние дела сразу, а результата их труда не видно. В результате этого возникает немало семейных скандалов, что негативно сказывается на отношениях между супругами. Напрашивается вывод, что у женщин гораздо больше обязанностей и соответственно более жесткий тайм-менеджмент. При этом, мужской тайм-менеджмент носит более узкий характер, сводясь к планированию рабочего времени и делегированию полномочий.
Управлять своим временем — значит тщательно планировать не только работу, но и отдых. Ведь кроме рабочих планов и графиков производства существуют личные желания и потребности, а кроме сотрудников — семья и друзья, кроме карьеры и прибыли — любовь близких и домашний уют. Основной принцип равновесия в тайм-менеджменте заключается в соблюдении баланса между достаточным количеством временем, проведенным дома и эффективно проведенным временем, затраченным на работу.
Основные принципы тайм-менеджмента
В первую очередь, тайм-менеджмент представляет собой набор принципов, целью которых является изменение подходов к планированию, режиму дня, самоорганизации и уровня жизни в лучшую сторону.
Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, необходимо учитывать, что от него зависит эффективность. Соответственно, он должен быть адекватным и осуществимым.
Постановка целей и задач – правильное описание своих целей экономит время, силы и ресурсы для их достижения.
Различение целей и задач – необходимо для выявления конкретных и локальных задач. Поскольку сама по себе цель является масштабной и порой ее бывает сложно охватить, необходимо использовать метод декомпозиции целей. После того, как основная цель разбита на более мелкие задачи, необходимо четко сформулировать их с помощью метода SMART, чтобы они были конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Attainable), актуальными (Relevant) и ограниченными во времени (Time-based).
Фиксация плана действий – предполагает отражение целей и задач в планере, что помогает не только освободить место в голове, но и гарантировать обязательное их исполнение.
Диаграмма Гантта — это визуальное представление запланированных дел в виде календаря, которое позволяет отразить в специальной диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения. Обычно он делится на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные задачи, каждые из которых требуют постоянного пересмотра и обновления.
Приоритеты – применяются в случае, когда список задач получается очень большим.
АБВГД (ABCDE) – состоит из уровней важности дел, каждый из которых отображается в виде той или иной буквы. Этот метод еще называют АБВ (ABC). Все зависит от того, сколько уровней важности имеется у человека. Чем их больше, тем быстрее человек может запутаться. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить людям жизнь, а не наоборот. Проанализировав список задач, можно расставить приоритеты от «А» до «Д», которые не позволят приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.
Задачи уровня
А — самые важные, их невыполнение повлечет за собой самые серьезные последствия для жизни и работы человека. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если этого не сделать, можно не уложиться в бюджет. С задачами этого типа связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто являются самыми тяжелыми и неприятными, поэтому и называясь «уродливыми лягушками». Люди часто оттягивают выполнение таких задач, хотя А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».
Задачи уровня Б — важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен тем, чтобы не были учтены его предпочтения.
Задачи уровня В — желательны, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями или поход в кино.
Задачи уровня Г – требуют делегирования задач подчиненным, друзьям или коллегам, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для выполнения задач уровня А.
От задач, оказавшихся в зоне Д, можно смело отказаться, поскольку они никоим образом не влияют на жизнь людей.
Исполнение. Даже самый хорошо продуманный план может провалиться. Для осуществления запланированного необходимо сконцентрироваться на первоочередной задаче, отказавшись от второстепенных с помощью следующих инструментов.
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст подчиненным расти. Необходимо делегировать неважные, но срочные дела, а также сотрудничать с подчиненными в важных, но не срочных. Это гарантирует высвобождение времени и повышение мотивации сотрудников.
Научившись говорить «нет» и умея отказывать в просьбах, люди избавляются от ненужных дел, которые мешают их основным планам.
Блокировка раздражителей позволяет всецело сконцентрироваться на задачах. Поэтому перед началом работы необходимо отключить все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту).
Убийство «пожирателей времени» также позволяет направить силы и ресурсы на дела, приносящие пользу. Анализ рабочего дня и определение нежелательных элементов, негативно влияющих на качество работы, позволяют высвободить время и ресурсы для решения ранее запланированных задач и полноценного отдыха.
Наполеоновский синдром делать несколько дел одновременно доказал свою неэффективность, поскольку на самом деле в этом случае людьми не решается несколько задач одновременно, а лишь происходит переключение между ними.
Отдых и релаксация позволяют человеку не сойти с дистанции раньше времени. Тайм-менеджмент не говорит о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он помогает эффективно работать и комфортно отдыхать. Тайм-менеджмент также позволяет планировать не только работу, но и досуг. Установив для себя два времени прекращения работы, можно переключаться между двумя режимами: более ранним для обычных дней и более поздним — для авральных.
Мотивация позволяет постоянно придерживаться плана и находиться в тонусе. В конце каждого отчетного периода, который можно индивидуально определить для себя (неделя, месяц, год), необходимо выписывать все, что удалось сделать и поблагодарить себя за это.
В современных реалиях, где время стало деньгами, где перед людьми стоит проблема многозадачности, когда каждая секунда на счету, а в мегаполисах наступает коллапс в часы пик, соблюдение правил тайм-менеджмента просто необходимо. Если составление собственного плана вызывает сложности или затруднения, почему бы не обратиться к специалистам?