С наступлением лета подавляющее большинство компаний, специализирующихся на организации выставок, форумов и конференций, начали постепенно выходить из карантинной паузы. Главным вопросом, который волнует всех представителей индустрии по организации и проведению ивентов, является адаптация нового формата работы к новым реалиям и наверстывание упущенного. Ведь немало мероприятий было отменено или перенесено из-за вынужденных ограничений. Именно они являли собой удобную платформу, которую использовал бизнес для продвижения своего бренда и увеличения продаж.
Снятие всех ключевых ограничительных мер не гарантирует бесследного исчезновения последствий пусть и короткого, но все же имевшего место карантина. Поскольку Всемирная организация здравоохранения считает, что массовые мероприятия являются одним из источников распространения вируса, то гипотетически они еще долгое время могут находиться под запретом во избежание появления новых очагов вирусной инфекции. Поэтому компании, специализирующиеся на ивентах, готовят свой «ответ Чемберлену», ведь рано или поздно возвращаться в оффлайн формат все же придется. Компания ITECA предлагает свой кейс и видение будущего выставочного бизнеса.
Alea jacta est
Пандемия коронавируса и последовавший за ней глобальный обвал рынков спровоцировали большой экономический шок. Целые отрасли экономики сейчас находятся в замороженном состоянии, а многие компании оказались на грани банкротства. Государство предпринимает необходимые меры, но спрогнозировать сроки и окончание периода стагнации берутся не все. Безусловно, вся ивент-индустрия и выставочный бизнес, в частности, одними из первых ощутили на себе влияние COVID-19.
На сегодняшний день все выставочные события компании ITECA перенесены на осень, на что большинство клиентов отнеслись с должным пониманием. Исходя из нынешней ситуации, рынок требует тщательного отслеживания текущих потребностей его участников и повышения эффективности при оказании услуг для них. Карантин стал своего рода триггером, благодаря которому произошла переоценка личных и корпоративных ценностей, что заставило бизнес определиться с приоритетами в задачах и стратегии.
Сложно предсказать, сколько времени потребуется для того, чтобы выставочная отрасль возобновила свою работу в прежней активной фазе, поскольку ранее не было таких прецедентов. Можно смело сказать, что выставки выступят одной из основных платформ для трансфера бизнеса из периода стагнации в посткризисный этап. Высока вероятность, что формат небольших мероприятий с участием до пятисот человек практически не поменяется, чего нельзя сказать о крупных внутриотраслевых площадках, которые изменятся как по формату проведения, так и по внутренней составляющей. В дальнейшем, большинство событий ожидает гибридный формат проведения, в котором онлайн- и оффлайн-составляющие будут дополнять друг друга, с целью большего географического охвата аудитории и расширения каналов продвижения клиентов. Цифровые технологии внесут разнообразие в содержание деловых программ конференций и выставок, сделав их более насыщенными по своему содержанию. Это позволит привлечь большее количество спикеров при меньших затратах.
Поскольку любое деловое мероприятие является эффективным нетворкингом с присущим ему живым общением людей, нельзя будет полностью отказаться от этого привычного формата. Онлайн-дискуссии могут лишь гармонично дополнять живые встречи и деловые переговоры в случаях, когда участие большого количества людей в той или иной стране не является возможным по уважительным причинам. Пандемия и карантин сильно обострили ценность общения в живом формате, доказав, что желание людей вести переговоры с глазу на глаз сохранится еще на длительное время. Конечно, это не помешает с полным успехом использовать все «цифровые фишки», к коим относятся онлайн-комнаты для переговоров, профильные вебинары до/вовремя проведения мероприятия, VR и 3D-визуализация.
Прогнозируется, что в постпандемический период количество мероприятий не уменьшится, а, наоборот, в первое время даже увеличится. Предпочтение будет, в первую очередь, отдаваться узкопрофильным мероприятиям с идеальным соотношением «ценность=качество контента». В этой связи организаторы выставочных событий будут качественно наполнять деловую программу, а также привозить лучших спикеров и ключевых делегатов, принимающих решения.
Многое будет зависеть от дальнейших мер правительства и его понимания важности бизнес-мероприятий для развития экономики городов и страны. Позитивные новости поступают из Германии, где на государственном уровне от других массовых мероприятий были отделены профессиональные выставки, проведение которых планируется с начала лета 2020 года. Еще одной предпосылкой к скорому восстановлению конгрессно-выставочной деятельности стало проведение первых выставок в Китае и Южной Корее.
В посткризисный период увеличится количество посетителей на выставочных площадках, что повлечет за собой резкую разрядку конкурентной среды за счет давления со стороны кризиса. В свою очередь, значительно возрастет статус представителей бизнеса в качестве участников, вместе с которым увеличится количество и качество получаемых на выставке лидов. Участие в выставках в посткарантинный период позволит компаниям совершить определенный рывок, поможет перезапустить бизнес и компенсировать некоторые потери, понесенные в период карантина. Вся самая перспективная и платежеспособная целевая аудитория достанется тем компаниям, которые останутся на выставках.
Bonum initium est dimidium facti
В компании ITECA сохраняется вера в предпринятый ранее комплекс мер, направленный на предвосхищение посткарантинных процедур, которые будут необходимы при проведении запланированных мероприятий в последней трети 2020 года.
Для начала стоить отметить усовершенствование имеющихся сервисов для участников и посетителей, автоматизацию и цифровизацию большинства бизнес-процессов. До возобновления работы перенесенных мероприятий всем ранее зарегистрированным и потенциальным участникам предоставляется широкий ассортимент разнообразных маркетинговых и PR-инструментов.
Во-вторых, во время переговоров с компаниями во внимание принимаются пересмотр бюджетов, сокращение выставочных площадей, упрощение стендовых дизайнов. Важным является все еще сохраняющийся интерес компаний участвовать в выставке. Технический департамент ITECA предлагает интересные решения для функциональных модульных стендов, сконструированных с учетом эпидемиологических требований, дополнительных защитных элементов и комфорта как для индивидуально конструируемой, так и для типовой мебели, используемой на модульных стендах.
Отдельное внимание уделяется обеспечению безопасности и соблюдению всех санитарных норм во время мероприятий, благодаря чему был разработан план, призванный максимально обезопасить участников и посетителей выставок от возможной угрозы, связанной с текущей эпидемией.
- Установка инфракрасных измерителей температуры, способных в режиме реального времени даже в большом потоке людей выявлять отдельных лиц, чья температура выше нормы, при входах в выставочные залы;
- Установка стационарных санитайзеров в наиболее оживленных и часто посещаемых местах (зона регистрации, семинарские комнаты, кафе, офис организаторов, санитарные узлы и т.д.). Предусмотрена раздача карманных индивидуальных санитайзеров участникам выставки;
- Раздача одноразовых масок и перчаток посетителям и участникам выставки;
- Уборка выставочных павильонов с обеззараживающими средствами несколько раз в сутки;
- Установка систем обеззараживания воздуха.
Для удобства и эффективного информирования специально разработана наглядная информация о новых правилах посещения выставок в виде буклетов и баннеров, которые будут размещены на видных местах у входов в выставочные павильоны.
Такие, казалось бы, нехитрые меры применяются в отечественной выставочной индустрии, целью которой было и остается организация и проведение мероприятий высокого профессионального уровня. Несмотря на кризис и глобальный карантин выставки остаются той необходимой для бизнеса платформой, на которой демонстрируются лучшие мировые достижения, происходит обмен мнениями, проводятся дискуссии экспертного сообщества, налаживаются связи и ведутся продажи.
Безусловно, забота о здоровье и благополучии всех участников и посетителей, о чем ратуют Всемирная организация здравоохранения и правительства стран по всему миру, является основным приоритетом, которые должны неукоснительно соблюдаться.
Компания ITECA убеждена, что сейчас для человечества как никогда важно объединить усилия и вспомнить о том, какие инструменты давали возможность выставочному бизнесу двигаться вперед. Эти нехитрые постулаты остаются общим стремлением всех, кто причастен к выставочной индустрии. Кризис укрепит чувство единства и желание компании сделать выставочную индустрию еще более крепкой, чем когда-либо.